Politique de protection de la vie privée

La présente Politique de protection de la vie privée régit le traitement de vos Données à caractère personnel par SMILING dans le cadre de votre visite de notre site Internetwww.smiling.agency(ci-après désigné le « Site »), l’utilisation de (et l’inscription à) la plateforme et/ou des services SMILING, votre communication avec nous par e-mail, téléphone, fax et nos comptes sur les réseaux sociaux (tels que Facebook, LinkedIn, Twitter, Pinterest et Google+). Elle a donc pour objet d’expliquer la manière dont nous utilisons vos Données à caractère personnel dans le but d’élaborer un produit et un service de qualité et vous procurez une formidable expérience d’utilisateur.

Les mots ou expressions “Responsable du traitement”, “Sous-traitant” , “Personne concernée”, “Données à caractère personnel” , “Traitement” etc. ont la même définition que celles reprises à l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le “RGPD”). Si vous souhaitez des informations sur le mode de traitement des Données à caractère personnel par le biais de cookies, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies.

1. Généralités

1.1 Vos Données à caractère personnel sont traitées par Dlee Productions SPRL,Rue des champs 113, 1040 Bruxelles, portant le numéro d’entreprise 0712.817.861 (ci-après désignées : « SMILING», « nous », « notre »). Vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adressecasting@smiling.agency.

1.2 Nous nous réservons le droit de modifier occasionnellement la présente Politique de protection de la vie privée à notre entière discrétion. Une telle modification sera communiquée par le biais du Site et/ou de la plateforme. Si vous n’acceptez pas les modifications, vous êtes tenu de nous en informer en envoyant un e-mail àcasting@smiling.agency.Si nous ne recevons pas un e-mail de votre part dans les trois (3) jours ouvrables à compter de la notification des modifications à la Politique de protection de la vie privée sur le Site et/ou la plateforme, vous serez réputé les avoir toutes acceptées.

1.3 Lors de la fourniture de services “SMILING” (voir les “Conditions Générales de SMILING”), SMILING traitera vos Données à caractère personnel en qualité de Responsable de traitement. Toutes les informations collectées sont liées à la fourniture des services SMILING et ses différentes fonctionnalités. De manière générale nous collectons (1) les données dont nous avons besoin afin de vous permettre de bénéficier des services fournis par SMILING et de l’utilisation de la plateforme/Site et (2) les données que nous pouvons utiliser afin de vous fournir des fonctionnalités améliorées et/ou additionnelles. Nous vous informerons également à l’égard de nos nouveaux produits et services.

2. Types des Données à caractère personnel que nous traitons

2.1 Chaque fois que vous consultez ou utilisez notre Site et nos comptes sur les réseaux sociaux, nous recueillons :

des informations techniques associées à l’équipement que vous utilisez, par exemple l’adresse IP (Protocole Internet), le type de navigateur, l’emplacement géographique et le système d’exploitation; et
des informations concernant vos habitudes de navigation, par exemple le temps de consultation, les liens sur lesquels vous cliquez, les pages que vous consultez et le nombre de fois que vous consultez une page du Site.

2.2 Lorsque vous complétez sur la Site le formulaire d’inscription (et créer ainsi un compte utilisateur), utilisez la plateforme et ses fonctionnalités, complétez un formulaire de contact ou encore que vous nous contactez par e-mail, téléphone, fax ou via nos comptes sur les réseaux sociaux, nous recueillons les Données à caractère personnel suivantes:

Vos informations d’identité et de facturactuation que vous nous communiquez (prénom, nom de famille, adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, nationalité, langue de communication, genre, numéro de compte en banque, disponibilité d’une voiture et/ou permis de conduire, disponibilité d’un passeport international, langues maternelles et secondaires etc.) , ainsi que les données contractuelles entre vous et SMILING.
Toutes les autres Données à caractère personnel que vous nous communiquer par exemple par le biais du formulaire d’inscription et qui nous permettent de vous faire participer à des castings en fonction des critères communiqués par nos clients. Par exemple: vous souhaitez des projets/missions comme comédien, modèle, figurant, les données relatives à votre apparence (cheveux, yeux, mensurations, piercing/tatouages visibles, taches de rousseur etc.), quel accent, animal de compagnie, quels sports et/ou danses pratiqués etc.. Pour avoir une vue de la liste complète de ces données nous vous référons e.a. à la liste reprise dans le formulaire d’inscription. Il est possible que vous nous communiquez des données qui peuvent être qualifiées de “sensibles”. Par exemple: le fait d’être enceinte, à mobilité réduite/handicapé, port des lunettes/malvoyance, appareil dentaire, apparence physique à une certaine origine raciale/ethnique, cicatrices visibles, genre apparent etc..
Les informations disponibles publiquement de votre profil sur les réseaux sociaux ;
Des informations concernant vos utilisation d’SMILING, habitudes de navigation, par exemple le temps de consultation, les liens sur lesquels vous cliquez, les pages que vous consultez et le nombre de fois que vous consultez une page du site Internet
Le contenu de votre communication ou de votre demande et les caractéristiques techniques de la communication elle-même; vos préférences quant au support de communication utilisé.

2.3 Nous recevons directement de votre part toutes les Données à caractère personnel mentionnées précédemment. Il peut arriver que nous recevions des informations supplémentaires à propos de vos préférences et de vos habitudes de navigation par des partenaires tels que Google ou Facebook. Si vous avez besoin de plus d’informations à propos des Données à caractère personnel que ces parties traitent à votre sujet et mettent à la disposition de tiers, vous êtes prié de consulter leurs politiques respectives de protection de la vie privée.

3. Fins auxquelles vos données à caractère personnel sont destinées

3.1 Nous traitons vos données à caractère personnel: (1) pour vous permettre d’utiliser la plateforme par le biais du Site ou par votre compte Facebook, de vous fournir les services offerts par SMILING (tels que i. communiquer vos Données à caractère personnel à nos clients (selon les profils qu’ils recherchent) et/ou conseillers (artistiques) afin de vous permettre à participer à des castings de tout genre, ii. vous promouvoir, iii. vous proposer des castings qui vous correspondent, iv. traiter vos requêtes et applications/sollicitations faites par SMILING etc.) et à des fins de facturation de ces dits services. (2) en vue de la fourniture personnalisée et efficace des informations (i.e. relatives à des castings, des publications, des nouvelles, des séminaires, des évènements etc.), produits et services que vous demandez par le biais du Site, la plateforme, par e-mail, téléphone, SMS ou encore par nos comptes sur les réseaux sociaux.(3) à des fins de marketing, c’est-à-dire pour vous fournir des communications ciblées, des promotions, des offres et d’autres publicités de SMILING. À moins que vous ne soyez un client existant et que nous souhaitons cibler avec notre propre matériel de marketing, nous vous transmettrons uniquement des communications, des promotions, des offres, des lettres d’information et d’autres publicités par e-mail ou par d’autres canaux interpersonnels de communications électroniques si vous avez consenti expressément à recevoir de telles communications, promotions, offres, lettres d’information et autre publicités. (4) pour effectuer une analyse statistique afin d’améliorer notre Site, notre plateforme, notre publicité, nos produits et services et de développer de nouveaux produits et services. En général afin de vous fournir des fonctionnalités améliorées et/ou additionnelles. (5) afin de nous conformer à nos obligations légales ou de satisfaire à toutes les demandes raisonnables de représentants ou d’agents compétents chargés de l’application des lois, d’autorités judiciaires, d’agences ou d’instances gouvernementales, y compris les autorités compétentes de protection des données. Vos Données à caractère personnel peuvent être transmises de notre propre initiative à la police ou aux autorités judiciaires en tant que preuve ou en cas de suspicion justifiée d’un acte illégal ou d’un crime commis par vous à l’occasion de votre utilisation du Site, plateforme ou de votre enregistrement sur celui-ci, de nos comptes sur les réseaux sociaux ou d’autres communications avec nous. (6) pour la défense de nos intérêts légitimes ou ceux de nos partenaires/clients ou d’un tiers si votre utilisation du Site ou votre enregistrement sur celui-ci, sur des comptes de réseaux sociaux ou d’autres canaux de communication peuvent être considérés comme : (a) une violation de toute condition d’utilisation applicable des sites Internet ou des droits de propriété intellectuelle ou de tout autre droit d’un tiers, (b) un danger ou une menace pour la sécurité ou l’intégrité de notre Site, de nos réseaux sociaux ou d’autres canaux de communication ou de l’un des systèmes informatiques sous-jacents de l’un de nos sous-traitants ou des sous-traitants de nos sociétés liées en raison de virus, de chevaux de Troie, de logiciels espions ou malveillants ou de toute autre forme de code malveillant, ou (c) haineux, obscènes, discriminatoires, racistes, injurieux, humiliants, blessants d’une quelconque manière ou encore inappropriés ou illégaux de toute autre manière.

3.2 Nous mettrons tout en œuvre pour traiter uniquement les Données à caractère personnel nécessaires pour atteindre les objectifs mentionnés. Vos Données à caractère personnel seront seulement traitées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés ci-avant ou jusqu’au moment où vous retirerez votre consentement à leur traitement.

3.3 Vous comprenez qu’un aspect essentiel de nos efforts de marketing consiste à personnaliser davantage notre matériel de marketing pour vous. Cela signifie que nous pouvons composer et utiliser vos Données à caractère personnel afin de vous transmettre des communications, des promotions, des offres, des lettres d’information et d’autres publicités à propos des produits et services qui pourraient vous intéresser. Si vous vous êtes inscrit pour recevoir des communications, des promotions, des offres, des lettres d’information ou d’autres publicités par e-mail ou d’autres canaux interpersonnels de communications électroniques, vous pouvez modifier vos préférences quant à la réception de telles communications, promotions, offres, lettres d’information et autres publicités en suivant le lien de désinscription fourni dans ces communications

4. Base légale du Traitement de vos Données à caractère personnel

4.1 Si vos Données à caractère personnel sont traitées aux fins décrites dans l’article 3.1.1 et 3.1.2 et en vue de prendre des mesures avant de conclure un contrat avec nous, nous basons le traitement de vos Données à caractère personnel sur sa nécessité pour l’exécution de ce contrat ou sur la procédure de conclusion de ce contrat.

4.2. Le traitement de vos Données à caractère personnel aux fins décrites dans les articles 3.1.3 est basé sur votre consentement.

4.3 Le traitement de vos données dites “sensibles” aux fins décrites à l’article 3.1.1 et 3.1.2 est basé sur votre consentement explicite donné par le biais de la case de recueil prévue à cet égard dans le formulaire d’inscription.

4.4 Aux fins mentionnées dans l’article 3.1.5, le traitement de vos Données à caractère personnel est nécessaire pour une obligation légale à laquelle nous devons nous conformer.

4.5 Aux fins mentionnées dans les articles 3.1.1, 3.1.4 et 3.1.6 ci-avant, le traitement de vos Données à caractère personnel est nécessaire en vue de la poursuite de nos intérêts légitimes tels que: améliorer en permanence notre Site et notre plateforme, nos comptes sur les réseaux sociaux et nos produits et services afin de vous garantir une expérience optimale; préserver notre Site et plateforme, nos comptes sur les réseaux sociaux, nos produits et services de toute utilisation abusive et activité illégale; assurer le marketing et la promotion de nos produits, services, marques et le succès global de la commercialisation de nos produits et services.

5. A qui communiquons-nous vos données?

5.1 Nous faisons appel à des tiers sous-traitants pour vous fournir notre Site et traiter vos Données à caractère personnel en notre nom. Ces tiers sous-traitants sont seulement autorisés à traiter vos Données à caractère personnel en notre nom et sur nos instructions écrites expresses. Nous certifions que tous les tiers sous-traitants sont choisis avec soin et s’engagent à observer la sécurité et l’intégrité de vos Données à caractère personnel.

5.2 Nous pouvons partager vos Données à caractère personnel avec d’autres entités au sein du groupe SMILING. Cependant, nous ferons en sorte que toutes les sociétés du Groupe veillent dûment à la conformité de tous les traitements de vos Données à caractère personnel avec les dispositions de la présente Politique de protection de la vie privée.

5.3 Nous partageons vos données avec des tiers, tels que nos clients ou annonceurs (en fonction des profils recherchés), afin de vous présenter à des clients et vous permettre de participer à des castings. Nous ne transmettrons jamais plus de Données à caractère personnel que nécessaire afin de nous permettre de respecter nos obligations contractuelles.

5.4 Nous ne transmettons pas vos Données à caractère personnel sous une forme identifiable à d’autres tiers que ceux mentionnés dans les articles 5.1, 5.2 et 5.3 sans votre consentement explicite à cet effet. Cependant, nous pouvons transmettre des données anonymisées à d’autres organisations qui peuvent utiliser ces données pour améliorer les produits et services et pour personnaliser le marketing, la présentation et la vente de ces biens et services.

6. Lieu et transfert

6.1 Nous traitons vos Données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen (EEE). Cependant, afin de traiter vos Données à caractère personnel aux fins décrites à l’Article 3 ci-avant, nous pouvons également transmettre vos Données à caractère personnel à d’autres entités du groupe SMILING ou à des tiers qui les traitent en notre nom en dehors de l’EEE. Chaque entité en dehors de l’EEE qui traite vos Données à caractère personnel sera tenue d’observer des précautions adéquates dans le cadre du traitement de vos Données à caractère personnel. De telles précautions seront la conséquence: de la législation mise en place dans le pays destinataire qui peut être considérée comme équivalente à la protection offerte au sein de l’EEE; ou d’un accord contractuel entre cette entité et nous-mêmes.

6.2 Nous pouvons transmettre des données anonymisées/agrégées à des organisations en dehors de l’EEE. Dans le cas d’un tel transfert, nous ferons en sorte de prévoir des précautions afin de garantir la sécurité et l’intégrité de vos données et de tous les droits à l’égard de vos Données à caractère personnel dont vous bénéficiez en vertu du droit contraignant en vigueur.

7. Assurances de qualité

7.1 Nous mettrons tout en œuvre pour traiter uniquement les Données à caractère personnel nécessaires pour atteindre les objectifs mentionnés à l’article 3 ci-avant.

7.3 Le retrait de votre consentement peut impliquer que vous ne puissiez plus utiliser tout ou partie de notre Site/plateforme et/ou que SMILING ne peut plus vous fournir ses services. Nous désidentifierons vos Données à caractère personnel lorsque celles-ci ne seront plus nécessaires aux fins décrites à l’Article 3 ci-avant, sauf: intérêt impérieux de SMILING ou de tout autre tiers à garder les Données à caractère personnel identifiables; obligation juridique ou réglementaire ou décision judiciaire ou administrative qui nous empêche de les désidentifier.

7.4 Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver vos Données à caractère personnel du vol ou de l’accès non-autorisé ainsi que de la perte, de la falsification ou de la destruction accidentelles. L’accès par notre personnel ou nos tiers sous-traitants ne sera autorisé que dans la mesure nécessaire et sera soumis à des obligations de confidentialité. Vous reconnaissez cependant que la sûreté et la sécurité sont des obligations de moyen qui ne peuvent jamais être garanties.

8. Vos droits

8.1 Vous avez le droit de demander l’accès à toutes les Données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Nous nous réservons le droit d’imputer une indemnité administrative pour les demandes d’accès successives multiples qui sont clairement introduites dans le but de nous nuire ou de nous porter préjudice. Chaque demande doit spécifier pour quelle activité de traitement vous souhaitez exercer votre droit d’accès et quelles catégories de données vous souhaitez consulter.

8.2 Vous avez le droit de demander que toutes les Données à caractère personnel imprécises vous concernant soient rectifiées gratuitement. Si vous soumettez une demande de correction, une telle demande doit être accompagnée par la preuve de la nature incorrecte des données pour lesquelles une rectification est demandée.

8.3 Vous avez le droit de retirer votre consentement donné précédemment pour le traitement de vos Données à caractère personnel.

8.4 Vous avez le droit de demander que les Données à caractère personnel vous concernant soient supprimées si ces données ne sont plus nécessaires à la lumière des finalités décrites dans l’Article 3 ci-avant ou si vous retirez votre consentement au traitement des données. Toutefois, nous évaluerons une demande de suppression en la mettant en balance avec: les intérêts impérieux de SMILING ou de tout autre tiers; toutes les obligations juridiques ou réglementaires ou décisions judiciaires ou administratives qui peuvent être en contradiction avec cette suppression. Toutefois, si aucune de ces conditions n’est remplie, nous supprimerons vos données immédiatement sur demande. Au lieu d’une suppression, vous pouvez également demander que nous limitons le traitement de vos Données à caractère personnel si (a) vous contestez la précision des données, (b) le traitement est illégitime, ou (c) les données ne sont plus nécessaires aux fins mentionnées à l’Article 3.

8.5 Vous avez le droit de vous opposer au traitement de Données à caractère personnel à moins que nous démontrons des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et libertés ou aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense d’un droit en justice. Si le Traitement envisagé est considéré comme du marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à un tel traitement gratuitement et sans justification.

8.6 Vous avez le droit de recevoir de nous toutes les Données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

8.7 Si vous souhaitez introduire une demande pour exercer un ou plusieurs des droits susmentionnés, vous pouvez envoyer un e-mail à . Un e-mail demandant d’exercer un droit ne sera pas interprété comme un consentement au traitement de vos Données à caractère personnel au-delà de la mesure nécessaire pour traiter votre demande. Toute demande doit stipuler clairement quel droit vous souhaitez exercer et pour quelle raison si une motivation est nécessaire. Elle doit également être datée et signée et accompagnée par une copie scannée numériquement de votre carte d’identité valable prouvant votre identité. Si vous utilisez le formulaire de contact sur le Site, nous pouvons demander votre confirmation signée et la preuve de votre identité. Nous accuserons réception de cette demande dans les plus brefs délais. Si la demande s’avère valable, nous l’honorerons dès que c’est raisonnablement possible et au plus tard trente (30) jours à compter de la réception de la demande. Si vous avez une réclamation concernant le traitement que nous faisons de vos Données à caractère personnel, n’hésitez pas à nous contacter par e-mail à l’adresse casting@smiling.agency. Si la réponse que vous recevez ne vous satisfait pas, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité compétente de protection des données.

9. Divers

9.1 Tout contrat et la présente Politique de protection de la vie privée sont soumis au droit belge.

9.2 Tout litige entre les parties fera d’abord l’objet d’une tentative de règlement à l’amiable, et à défaut relèvera de la compétence exclusive des cours et tribunaux de Bruxelles (Belgique).

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